Ip telefoni så fungerar det och därför väljer allt fler företag att ställa om

Ip-telefoni har på kort tid gått från att vara något nytt och osäkert till att bli standard för moderna företag och många privatpersoner. När gamla kopparnätet stängs ned och vardagen blir mer mobil, söker många en flexibel lösning som fungerar lika bra på kontoret som i fickan. Här blir Ip telefoni en naturlig väg framåt både för dig som vill sänka kostnader och för dig som vill få bättre kontroll över hur samtal tas emot, kopplas vidare och loggas.

Ip-telefoni innebär i korthet att samtal går via internet istället för via det traditionella telefonnätet. Det öppnar upp för smarta funktioner som tidigare bara fanns i stora telefonväxlar: ringgrupper, köer, inspelning, tillfälliga nummer, softphones och mycket mer. Samtidigt kan du behålla vanliga svenska telefonnummer och använda både mobil och dator som telefon.

Nedan förklaras hur tekniken fungerar, vilka fördelar den ger i vardagen och vad som är viktigt att tänka på inför en övergång.

Vad är ip-telefoni i praktiken?

Ip-telefoni, ofta kallat VoIP (Voice over IP), innebär att rösten skickas som datapaket via internet. I stället för en fast linje in i vägguttaget använder du en internetanslutning fiber, bredband via kabel eller mobil data.

En enkel definition på cirka 4050 ord kan se ut så här:
Ip-telefoni är telefoni där samtalet går via internet i stället för via traditionella telefonledningar. Det gör att du kan använda mobil, dator eller ip-telefon för att ringa och ta emot samtal, ofta med lägre kostnader och tillgång till fler smarta tjänster än vanlig telefoni.

För att förstå vardagsnyttan räcker det ofta med tre byggstenar:

1. Telefonnummer
Du använder antingen ett nytt nummer eller portar in ditt befintliga. Numret kan vara:
– Lokalt nummer (till exempel 08, 031, 040)
– Nationellt nummer (010, 075, 077)
– Servicenummer (020)
– Mobilt nummer

Samma nummer kan fungera i en mobil softphone, på en dator eller i en ip-telefon på skrivbordet.

2. Sip-konto
Ett sip-konto är som ett digitalt abonnemang där inloggningen gör att din enhet blir telefonnumret. Loggar du in på samma konto i mobilen och på datorn kan båda ringa och ta emot samtal med samma nummer. Många ip-leverantörer låter flera enheter dela samma konto.

3. Växeltjänster
När samtalen går via internet är det lätt att bygga på med logik:
– Välkomstmeddelande och knappval
– Ringgrupper för olika avdelningar
– Öppettider och stängningsbesked
– Köfunktion och nummerpresentation
– Vidarekoppling vid semester eller efter kontorstid

Allt styrs via webben eller en enkel portal, ofta utan behov av tekniker på plats.

Fördelar med ip-telefoni för företag och privatpersoner

När analoga linjer fasas ut blir frågan snarare när än om man går över till ip-lösningar. Orsakerna är både ekonomiska och praktiska.

Lägre kostnader och mer kontroll
När samtal går via internet minskar ofta minutkostnaden, särskilt vid:
– Samtal mellan kontor på olika orter
– Internationella samtal
– Många korta kundsamtal under dagen

Samtidigt betalar du inte för onödiga fasta linjer. Antalet anknytningar i en ip-växel kan enkelt justeras upp eller ned, nästan i realtid. Ett växande företag kan lägga till nya nummer när nya medarbetare börjar, utan att vänta på fysisk installation.

Flexibilitet i vardagen
Ip-telefoni passar både den som jobbar helt på kontor och den som rör sig mellan hem, kontor, butik, bil och kundbesök. Ett par vanliga exempel:

– Extra mobil i mobilen
Genom att installera en softphone-app i mobilen får du ett separat jobbnummer, utan att bära två telefoner. Du ser direkt om ett inkommande samtal är jobb eller privat och kan välja hur du vill svara.

– Hemma- och semestertelefon
Ett extra nummer kan styras till en ip-telefon hemma eller till en softphone i mobilen. Under semester kan samtal enkelt vidarekopplas till kollegor, en ringgrupp eller ett tidsstyrt meddelande.

– Webbshop och kundtjänst
En mindre e-handel kan använda olika nummer för olika syften: kundtjänst, returer, sälj. Med ringgrupper ser man till att någon alltid fångar upp samtalen, även om en person är upptagen. Samtal kan spelas in för utbildning eller kvalitetssäkring, om lagkraven följs.

Smarta funktioner som tidigare var exklusiva
Tidigare krävdes dyra växellösningar för att få funktioner som:
– Ringgrupper och köhantering
– Samtalsinspelning
– Samtalsfilter (blockera störande nummer)
– Nummerparkering och temporära nummer

Med modern ip-telefoni kan även små företag få samma möjligheter, ofta till en låg månadskostnad. Ett temporärt nummer passar till exempel:
– Kampanjer med annonsering i olika kanaler
– Kortare projekt och event
– Privatpersoner som vill lämna ut ett nummer tillfälligt (till exempel i annonser)

Nummerparkering gör att du kan reservera attraktiva nummer till exempel fina sifferkombinationer eller lokala nummer på en ny ort för framtida användning.

Så kommer man igång på ett enkelt sätt

Vägen in i ip-telefoni behöver inte vara komplicerad. De flesta leverantörer har paketerat lösningar som fungerar direkt för både företag och privatpersoner.

Några praktiska steg brukar räcka:

1. Välj nummer och tjänst
Fundera på vad numret ska användas till:
– Behövs ett lokalt intryck i en viss stad?
– Ska numret vara nationellt och neutral geografiskt?
– Behöver ni ett 020-nummer för att underlätta för kunder?

Välj sedan om numret bara ska kopplas till en enkel linje (sip-konto) eller ingå i en växel med välkomstmeddelande och ringgrupper. Många uppskattar möjligheten att börja enkelt och bygga på efter hand.

2. Bestäm hur samtalen ska besvaras
Här avgör arbetsvardagen vad som passar bäst:
– Mobil med softphone-app
– Ip-telefon på skrivbordet
– Dator-headset med softphone-program
– En kombination av allt ovan

För många är en softphone i mobilen den mest flexibla lösningen, eftersom du får en telefon i telefonen och kan ta med jobbet överallt.

3. Konfigurera öppettider, meddelanden och vidarekoppling
En tydlig struktur för när och hur samtal ska tas emot skapar trygghet både internt och för kunder:
– Spela in ett kort välkomstmeddelande
– Ange öppettider och vad som händer när ni har stängt
– Bestäm var samtalen landar ringgrupp, specifik person eller växelmeny

Med en webbaserad portal kan dessa inställningar ändras när verksamheten förändras, till exempel vid säsongstoppar eller personalförändringar.

4. Testa och justera
Innan full lansering är det klokt att:
– Provringa från olika telefoner
– Kontrollera att rätt personer får samtalen
– Lyssna på meddelanden och justera formuleringar vid behov

Små ändringar kan göra stor skillnad för kundupplevelsen.

För den som vill ha en smidig, nätbaserad lösning med många nummeralternativ, växeltjänster, softphone-stöd och enkel administration online är viaweb ett företag värt att titta närmare på.